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GESTION DES ABSENCES : DIFFERENTIER LES HORAIRES D'OUVERTURE ET DE FERMETURE

Toutes les entreprises ont des horaires d’ouverture et de fermeture. Les clients ne sont pas forcément au courant de ces horaires et peuvent appeler en dehors des plages d’ouverture. Dans ce cas, il est important de répondre aux appels entrants hors heures d'ouverture et de les informer.

Aussi, les produits ADEPT Telecom permettent de programmer 2 types d’acheminement des appels qui arrivent sur le même numéro en fonction des horaires d’ouverture ou de fermeture.

Pendant les heures ouvertes, les salariés prennent en charge les appels. Et lorsqu’ils sont absents, toutes les fonctionnalités des produits ADEPT Telecom peuvent être utilisées : répondeur simple, messagerie vocale, annonces d’accueil, renvoi externe, afin de répondre au mieux aux besoins des clients.

Pour coller à l’organisation de l’entreprise, cette fonctionnalité est utilisable selon deux méthodes différentes :

► Soit les plages horaires d’ouverture et de fermeture sont définies par l’installateur en accord avec l’utilisateur final. Dans ce cas, l’installation passera d’un mode à l’autre automatiquement en fonction de l’heure.

► Soit l’utilisateur final gère les plages d’horaires à sa guise à l’aide des téléphones de l’installation pour basculer d’un mode à l’autre en fonction de la présence ou non de salariés.

Bien entendu, les deux méthodes ne sont pas exclusives l’une de l’autre. Il est possible que la majeure partie du temps, une programmation automatique réponde aux besoins, mais que de temps en temps l’utilisateur final ait à forcer le mode de fonctionnement depuis un poste téléphonique.

La fonctionnalité gestion des absences est intégrée de base dans les standards téléphoniques O.box et O.box One.

Exemples :

  1. Informer des horaires d’ouverture. Lorsque les salariés sont absents, les personnes qui appellent, entendent une annonce d’accueil qui leur précise les horaires d’ouverture.

  2. Permettre de laisser un message. Lorsque les salariés sont absents, les personnes qui appellent arrivent sur la messagerie vocale de l’interlocuteur et peuvent déposer un message.

  3. Organiser une astreinte. Lorsque les salariés sont absents, les appels sont renvoyés vers le numéro de téléphone portable de la personne d’astreinte.

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